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エクセル(Excel)でプルダウン(リスト)メニューを出す方法

エクセル(Excel)で文字を入力をする際に、
プルダウン(あらかじめ決まったリスト内)で
入力したい場合などがあります。

たとえば、

営業1課
営業2課
営業3課
営業4課

の4種類のみを入力させたい。
他の値は入力させたくない。
それを実現する手順を説明します。


メニューの

「データ」
  ↓
「入力規則」
  ↓
「設定」タブ

「入力値の種類」を「リスト」に変更します。

すると「元の値」というボックスが表示されますので、
営業1課から4課までの値を下記のように入力します。

営業1課, 営業2課, 営業3課, 営業4課


このように入力することで、あなたが実現したかった
リスト内だけの入力(プルダウンメニュー化)を完成させることができるわけです。


ここで一番重要なのは
リスト化したい「選択肢」と「選択肢」の間を

「, 」半角カンマ+半角スペースでつなぐということです。
今回の例の場合は、営業1課から営業4課までの選択肢の間を
半角カンマ+半角スペースでつなぐということです。


分からない人は、ご自身のエクセルで
「営業1課, 営業2課, 営業3課, 営業4課」をコピペして、色々試してください。


この形式にすることによって、初めて「元の値」に入れられた値以外、
つまりこちらが指定した値以外を入力することができない状況を構築できるわけです。


このプルダウンメニュー化は、
入力する側の利便性の向上という意味もありますが、
ファイルを管理する側にも大きなメリットがあるわけです。

例えば、自由に入力できる状態の場合、
その欄が部署名を入力する項目だったとしても、
必ずしもこの4種類で入力してくれるとは限らないからです。

営業1課
営業1課
営業一課
一課

このような入力は、
エクセルではすべて異なった値として認識してしまいます。

つまり、1課のみの値を抽出したくても、
別々の課としてエクセルが認識してしまうため、
集計上面倒なことになるわけです。

しかし、プルダウンメニュー化しておけば、

営業1課
営業2課
営業3課
営業4課


の4種類以外は入力できない設定になるので、
入力間違いが大幅に減るわけです。

分かりますでしょうか。
この膨大なメリットが。

入力する側も迷い無く選択できますし、
管理集計する側も「○○さん、何回言ったら分かるんですか」
ここは漢数字の一課ではなく数字の1課で選んでくださいよ!!

とか言わなくてもいいわけです。
だって、こっちが決めた4種類以外入力できないわけですから。


この悩みを持っている人は分かります。
単純なことですが、このメリットの深さは
集計する側にとっては一大事なことですから。

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